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販売管理業務のフロー
ではさっそく、卸売業を例にとって販売管理業務フローを洗い出してみましょう。必ずしもすべての手順が必要になるとは限りませんが、顧客とのやり取りごとに発生する作業や書類を下記の図にまとめてあります。
顧客が企業の場合、いつも定価販売をするとは限らず、発注金額に応じた価格の提示があったり、案件ごとに見積りが発生するケースが多いといえるでしょう。また、社内で承認を取ったり、保管したりする必要性からも、正式な見積書の発行を求められる場合があります。
商品が受注になると、「受注確認」のために「注文請書」を作成して、メール送信もしくは郵送することになります。なお、「注文請書」は顧客サービスの一環 として「どんな商品を、いくつ、いくらで、いつ納品することについて確かに注文をお請けしました」という確認をすることで顧客に安心してもらうために作成 するものです。これは、後々の法的トラブルを回避するために作成するという意味もあるのです。
受注と同時に仕入れや商品準備を始めて、納 期どおりに発送し、この時、「納品書」を作成して商品に同梱します。商品の発送と同時に「売上」となり、売り上げた内容（販売日、販売先、商品名、個数、 金額など）を所定の管理台帳に記録します。月末などの締め日には、売上内容から請求額を計算し、請求書を発行します。
商品発送後、支払い期日までに販売先からの請求金額の入金の有無を確認し、入金がない場合は販売先に確認もしくは督促を行いますが、この突き合わせ作業に は膨大な手間がかかります。ちなみに、法律では商品売買の場合2年間で売掛債権は時効により消滅し、販売先は代金を支払わなくてもよいことになってしまい ます。請求書を送っただけでは時効は中断せず、必ず相手に債務の存在を確認させなければなりませんので注意が必要です。
入金確認後、販売先から「領収証」の発行を求められたら、作成して送付します。
ざっと説明しただけでも、販売管理業務の一連のフローにはいくつもの作業があり、さまざまな書類や伝票類が発生することがおわかりいただけるでしょう。
販売データを一元管理することが効率化・正確化のポイント
顧客に送る書類は、今や「手書き」ではさすがに体裁も悪く、よい印象を与えないと思います。このためExcelやWordでテンプレートを作成すると思いますが、一つ一つ手作業で行うと、顧客名や金額などを誤って入力してしまいがちです。
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出典元：「弥生販売スタンダード06」売上伝票
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そ して、注意すべきは、「納品書」｢請求書｣および「領収証」という一連の帳票類に使う販売日、販売先、販売商品、個数、金額などのデータはすべて同じもの であるということです。「見積書」や「注文請書」の一部で使う販売先名なども同じです。顧客に送付する伝票だけでなく、自分で管理する販売台帳の内容もも ちろん同じデータ。つまり、売上情報をきちんと入力することで、〆日の一括請求や帳票類の作成、回収業務も一括でできる仕組みを作ることが販売管理業務の 効率化には欠かせないことなのです。
売上情報や取引先情報を入力し、あらゆる伝票・帳票類を適宜発行したり、請求・回収業務まで を一括で管理することのできる販売管理ソフトが市販されています。それを使えば、一度データを入力すればそれ以降はいちいちデータ入力する必要はなく、作 業が飛躍的に軽減できるうえ、重要なデータの記入ミスも防ぐことができます。ソフトによっては売上管理から仕入・在庫管理までの機能が揃ったものもありま すので、一度検討してみる価値はあるでしょう。こうした一連の業務を効率化することによって、営業活動により注力できる時間が生まれます。そこから、売り 上げアップへと結びつけることができ、事業拡大への近道ともなるのです。
