事業再構築補助金 採択者が語る、入金までの申請ポイント【概算払いと実績報告書】

この記事はに専門家 によって監修されました。

執筆者: 井出 龍治

事業再構築補助金において、

せっかく採択されたのに、実績報告書が面倒で申請をあきらめた。
採択後、ルール通りに申請書類を作ったはずなのに、何度も修正させられた。

こんな話が私の周りではありました。

みなさん、こんにちは。ドリームゲート(以下、DG)アドバイザーの井出龍治(いでりゅうじ)と申します。簡単に自己紹介をさせてください。

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DG内では不動産&多店舗化支援部会の部会長を務めております。私は不動産会社とコンサル会社を経営し、父が設計事務所を経営しています。

物件探しから店舗・事務所工事までをワンストップで行えます。

私自身、不動産会社とは別に飲食店を4店舗経営しています。

また、不動産を所有し賃貸業も営んでいます。ですので、借りる側・貸す側の立場に立って不動産管理や実務的なアドバイスができるのが強みです。

事業再構築補助金第1回公募に申請し、約6,000万円の事業が採択されました。第1回目の事業期限は2022年8月17日でしたので、実績報告まで一通り経験しました。

前回のセミナー(&コラム)では申請のポイントについてお伝えしましたので、今回は概算払いと実績報告書のポイントについてお話しさせていただきます。

前回コラム:【事業再構築補助金】6000万円事業で採択された経営者がすすめる事業計画書の書き方

  • ※交付規定やマニュアルの該当ページ・様式などを記載していますが、これらは事務局で更新されることがあります。そのため、指定位置や様式が異なる可能性があります。ご容赦ください。
  • ※実体験に基づいた内容ですが、審査担当者によって判断が異なる可能性があります。不明な点があれば事務局に確認を取って進めてください。

報告書作成の準備

「心の準備」と「ルールの確認」があります。

心の準備とは

弊社コンサル先のお客様や経営者仲間からよく聞くのは「補助金はめんどうくさい」という言葉です。

専門家に申請をサポートしてもらうにしても、その書類の準備は自社でしなければいけません。

さらに提出を求められる書類が毎回違う内容ですので、多くの中小企業では代表者様が対応していると思います。

書類作成に慣れていない代表者様も多く、本業とは全く違う分野での作業が必要となるため、「めんどうくさい」という理由で申請をしなかったり、採択後に交付申請を辞退したりする方がいます。

正直にお話しすると、私も単調な事務作業が大の苦手です。ルーティン化できる作業は徹底して社員やアルバイトに任せています。

本来でしたら私も「めんどうくさい」作業はしたくありません。

ですので、以下のようにお客様に説明をしています。

  1. 代表者様が本業1時間で生み出す利益(給与÷労働時間ではなく、生み出している利益)を計算する。
  2. 補助金の申請額を確認する。
  3. 補助金申請に費やす作業時間を大まかに計算する。
  4. 補助金申請額を作業時間で割る。
  5. 上記、1と4を比較する。

多くの場合、本業より「補助金申請作業という仕事」の方が効率的です。

私も作業が辛い時は、「割の良い仕事を請け負った」と自分に言い聞かせながら作業をするようにしています(笑)

【事業計画の丸投げはおすすめしません】

事業内容も勝手に用意して申請する専門家やコンサルもいますが、他社と内容が大きく被る可能性(事業計画書の使いまわし)があります。FCなども含め、同じ事業内容での申請は採択されない可能性があります。また、本来の補助金の趣旨に沿わない場合もありますので、補助金コンサルをパッケージで販売しているような業者には注意が必要です。

あくまで自身が計画を主体的に考え、専門家からはそのアドバイスを受けるようにするべきです。

ルールの確認とは

ゴルフを始めたとき、真っ先にルールブックを買い、練習場に行き、マナーやルールを学んでからコースデビューをしました。

ものすごく当たり前のことなのですが、補助金申請となるとこれらを怠る方が非常に多いです。ルールを全く調べずにいきなりスタートしてしまうのです。

そして、実績報告書を作成するタイミングになってルールブックを確認するという…

補助金申請は「事業の補助」ではあるのですが、取引に関するルールは非常に特殊です。実務に全くそぐわないやり取りや書類を求められることも多々あります。

ルールですので、それを知らずに進めた場合、交付金額が減額される可能性があります。

【事前確認するべきルールブック】

  • 交付規定
  • 実績報告等作成マニュアル
  • 実績報告添付書類一覧
  • 参考様式・様式集など

 

【特殊なルールの例】

・見積書の有効期限は事業終了(取引実行)まで必要。

通常の商取引であれば見積書の有効期限は1~3ヶ月です。しかし、事業終了(取引実行)が1年後であれば1年間の有効期限が必要となります。

・振込手数料を支払先に負担してもらった場合は、補助金対象外。

請求額から振込手数料を差引いて振込むことはよくあります。しかしこれは「振込手数料分の値引き」という解釈をされ、その分(振込手数料)は補助金対象外になります。

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概算払いのすすめ

それなりの規模の事業計画であれば、概算払いの申請を強くおすすめしています。

知らない方も多いのですが、事業の途中で補助金の一部を交付してくれる制度です。

【概算払いの主なルール】

  • 事業期間中に1度だけ申請できる。
  • 取引が完了した部分の補助額の90%が申請可能。補助対象経費(税抜き支払い額)×補助率(三分の二・四分の三など)×0.9
  • 概算払い申請後は、概算払いの審査が終わらないと実績報告書が出せない。マニュアル等に記載がないので注意。後述「5.その他 実務におけるトラブル等」で説明。

資金繰りを良くするという本来の効果はもちろんですが、私は全く違う意味でおすすめしています。

それは、「実績報告書の練習ができる」ということです。

ルールの確認でお話ししたとおり、業者との取引はやり直しができません。これらを間違えると取り返しのつかない事態になり、最悪、補助金が交付されないという事態が発生します。

さらに、後述「5.その他 実務におけるトラブル等」で詳しく説明しますが、事務局担当者の指示が間違っていることもあります。

ですので私は、1度目の取引先の商品が納品され、支払いを終えた後すぐに概算払いの申請を行いました。

  • 事務局担当者とやり取りすることで、実績報告書の細かい修正点を学べる。マニュアルを読んだだけでは分からないルールもあります。担当者からの指摘事項を確認し、今後の取引についてはルールに沿った書類をあらかじめ準備することができます。
  • 申請内容に対して交付がされた(審査が通った)という実績をつくる。担当者によって指示や審査が変わることがあります。次回、同じ形式の申請で指摘を受けた際に「概算払いでは認めてもらえた」と主張することができます。

弊社の場合、概算払い申請で提出した資料は約30ページで、最終的な実績報告書の資料は260ページを超える量でした。

概算払いでは、かなりの指摘事項がありました。かつ担当者からの指示が途中で変わったことなどもあり、計4回も再提出しています。初回提出日から審査開始までに約1ヶ月半かかりました。

さらに審査通過まで1ヶ月半かかっています。5月上旬に初提出して、決定は8月上旬です。

しかし、「30ページの修正」であったので、この期間で終わったとも言えます。これが「260ページの修正」であったら、膨大な作業量となっていたでしょう。

補助金の額によっては、申請をあきらめることも考える量です。

ですので、いきなり本番を迎えるのではなく、概算払いという制度を利用して練習をしておくことをおすすめしています。

【該当ページ】
補助事業の手引き p1
1.各種届及び各種申請・承認の手続きについて
(4)概算払い請求
補助事業の手引き p12
(8)概算払(交付規定第19条)
様式第9-1 及び 別紙等(更新前のものはシステムエラーあるので注意)
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実績報告書のポイント

実績報告書のポイントは4つあります。

  1. できる限り提供された様式を使う。
  2. 指示された通りに変更する。
  3. 指摘事項は控えを取る。指示は申し送り事項に記載してもらう。
  4. イレギュラー対応がある

1.できる限り提供された様式を使う

様式を参考資料程度に考えている方は多いと思います。

しかし、様式を使うことによって

  • 情報の漏れをなくせる
  • 審査する側が確認しやすい

という利点があります。

特に「審査する側が確認しやすい」というのは非常に重要です。審査担当者は多くの書類を確認しなければいけません。都度フォーマットの違う書類を見て、必要な情報はどこに記載されているかチェックをするのは非常に労力を要します。様式であれば、情報が漏れていないかを確認するだけで済みます。

取引先は請求書や納品書などに各社のフォーマットがあるので、それを変更してもらうのは大変だと思います。しかし、事情を説明して、あらかじめ様式を用いてやり取りしてもらえるようにしましょう。

2.指示された通りに変更する

概算払い申請の時に指摘を受けた事項として、「メモ(付番)の追加」というのがありました。

  • 「実績報告書等作成マニュアル」p14 証拠書類の整理(Jグランツに添付する前の準備)(1)証拠書類の付番

この付番は、資料の右上につけるだけでなく、見積書や請求書の各項目にも記さなければいけないと指示を受けました。一つの見積書の中に、複数の経費区分が含まれていたためです。

また、通帳にも支払額の横に付番を記すよう求められました。複数の経費区分をまとめて払った場合は「シ-1 ク-1 合算払い」というような付番も必要です。

私の確認漏れかもしれませんが、マニュアルにはこういった指示はなかったと思います。

また、これ以外にも様々な指摘事項がありました。

「その他 実務におけるトラブル等」で説明しますが、中には担当者の解釈が誤っているケースもあります。

こちらの資料の説明をして、それでも指示が変わらない場合は担当者の指示に従ってください。

スポーツで言えば、審査担当者は審判です。正しいか間違っているかは後で精査するとして、進行させるためにも指示には素直に従いましょう。

3.指摘事項は控えを取る。指示は申し送り事項に記載してもらう。

事務局からの指摘事項は書面では提示されず、指摘事項の量がどんなに多くても全て電話(口頭)で説明されます。書面での連絡を求めましたが拒否されました。

責任回避の為だとは思いますが、これもルールですので素直に従いましょう。ただし、指摘事項は必ずメモをし、書面で残しておきましょう。

また、事務局には事業者ごとの記録があります。交付申請や概算払い申請、実績報告書など、ステップによって毎回担当者が変わります。トラブルにならないよう、担当者からの指示については、「担当者からこのように指示した」と記録に残してもらい、次の担当者が分かるようにしてもらいましょう。

4.イレギュラー対応がある

さて、ここまで読むと事務局は「お役所仕事で融通が利かず高圧的だな」という印象をもった方もいるかもしれません。

しかし実際には、担当者の対応は非常に丁寧で事業者に寄り添ってくれる方ばかりでした。

審査がきちんと通って交付がされるよう一生懸命に対応してくれているのが伝わってきました。

「ルール通りにできないなら、交付しないよ!」という態度の方は一人もいませんでした。

ですので、一部イレギュラー対応してもらえる場合があります。

ただし、「この内容で審査に通る」ということではなく「この内容で審査に回すが、再度指摘を受けたら指示に従ってほしい」ということでした。

番号を振らなくてもいいケースがある。

先ほど付番のお話しをしましたが、これを付けなくてもいい場合があります。弊社の実績報告書は260ページ以上あり、特に取引先から提出された開発資料すべてに付番を付けるのは現実的ではありません。フォルダごとにまとめ分かり易くするという条件で一部付番を免除していただきました。

計画変更を出さなくてもいいケースがある。

本来、補助対象額の変更や経費区分の変更があった場合、計画変更を申請し承認を得なければいけません。しかし、事業終了の時期が迫っている場合などは、実績報告書で最終審査をしてもらうことが可能です。承認を得ないで経費を使うので、リスクはあります。しかし、大幅な時間の短縮になります。

【該当ページ】
補助事業の手引き p1
1.各種届及び各種申請・承認の手続きについて(9)計画変更承認書
補助事業の手引き p11
(7)計画の変更等(交付規定第12条)様式第3-1 及び 別紙等

都度払いしなくてもいいケースがある。

交付申請を出した方は分かると思いますが、専門家経費の扱いは実態とかけ離れています。「月額」の顧問料であるにもかかわらず「日割り」で計算する必要があったり、相談したら都度支払うよう指示があったりします。

しかし、ルールが実態とかけ離れていることは担当者も認識してくれていました。状況や契約内容によっては一括払いも認められるそうです。

確認した段階では、支払い方法を理由として交付されなかったことはないそうです。

【該当ページ】補助事業の手引き p24※■謝金について(注意5)

ファイルが大きい場合

その他資料の添付容量は限られています。この場合、備考欄にその旨を記載すると、後日アップロード用のURLを個別で送ってもらうことができます。

当初は、ネットストレージにアップしてそのURLを張り付けて送ったのですが、これはNGでした。

申請事業について

宣伝になってしまいますが、事業再構築補助金を活用した事業で「貸主(売主)と借主(買主)を直接繋げる不動産フリマアプリ ビルマ」を開発しています。

貸主だけでなく、現入居者も直接情報公開できるため、店舗を撤退したい時などにも役立ちます。

私も若い頃に一度会社を潰した経験があるので、店舗経営者が再起できる土台を作りたいと真剣に考えています。なにかあればお気軽にご相談ください。

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その他 実務におけるトラブル等

  • 事務局担当者も間違えることがある

専門家経費の見積書に源泉徴収額が記載されていました。これに対し担当者から「税金はそもそも経費の対象にならない」と指摘を受けました。

例えば顧問料が100万円で源泉徴収額が10万円であった場合。

・100万円を支払って、本人が10万円納付するケース。

・90万円を支払って、会社が10万円を代わって納付するケース。

どちらも同じですし、顧問料は100万円なのですから、補助対象経費は100万円です。しかし、何度説明しても理解が得られず、指示に従い書類を変更しました。

次の審査の段階で、新しい担当者から前任の説明が間違っていたことを認めていただきました。記録を残してもらっていたので、スムーズに確認してもらえました。

「補助事業の手引き p24 ※■謝金について(注意5)」で「個人払いについては、源泉徴収を行ってください。」と記述もあります。

【その他のケース】
別の補助金では、「事前に提出した給与の額と、実際の振込額が異なっている」と指摘を受けたことがあります。

普通に考えれば当たり前のことです。社会保険や厚生年金、雇用保険、源泉所得税、市県民税、これらを差引いて振込むのですから。

担当者に説明しましたが、この際も「税金は対象ではない」と説明を受けました。後日、きちんと訂正していただき、元々の申請内容で通りました。審査をする側にもこのようなミスが発生することがあります。

こういった場合も、怒らず冷静に、まずは相手の指示通り進めましょう。そして、変更の経緯を別紙で添付しておきましょう。

 

  • 重要なことは都度、事務局に確認すること

経営者の友人は専門家(中小企業診断士)に申請を委託していました。友人はその専門家から、「補助金なので事業終了までは利益を出してはいけない。」と指示を受けました。これを受け友人は事業内容の修正などを余儀なくされました。

しかし、規定やマニュアルにはそのような文言はありません。私は事務局に二度電話で確認し、この指示が誤っていることを友人に伝えました。

大切なのは、「事務局に確認する」ということです。

周りの経営者に相談する方が多いのですが、一番確実なのは事務局です。

  • 様式やシステム仕様等が後から変わる。

様式やシステム仕様が変更される理由は主に2つだと思います。システムにエラーがあるときと不正防止です。

公募の段階からシステムエラーは度々ありました。

古い書類を使って担当者とやり取りをしていると、当然ながら話がかみ合いません。そして担当者の中にはシステム改修の経緯を知らない人もいます。

ルールの確認は事業を開始するときに行ったと思いますが、実績報告書を出す直前には最新のデータをダウンロードしてそれを基に書類を作成しましょう。

  • 申請は期限より早めに。

第1回の公募申請締め切り時は、アクセスが多くサーバがダウンしました。結果として、締め切りが1週間ほど延長されました。

このような事態に巻き込まれないためにも、早めに書類を提出しましょう。

ちなみに、今回も締め切りの1週間ほど前に提出しましたが、「申請が多くいつ審査が始まるか、おおよその見当もつかない」と担当者から説明を受けました。

  • 実績報告書が申請できない期間

概算払いの審査中は実績報告書を出すことができません。概算払いの手続きに思いのほか時間がかかってしまったため、事業終了期限が迫っていました。これを担当者に確認したところ、「事業終了期限には間に合うよう審査する予定です」と回答いただきました。

しかし、問題は他にあります。

各都道府県が独自に行う「事業再構築補助金の上乗せ補助金」はご存知でしょうか?これの申請締め切りが、事業終了より少し早い8月12日だったのです。

事業再構築補助金に関連する都道府県独自の補助金はいろいろありますので、それぞれの期限を確認し、余裕をもって概算払いの申請をしましょう。

さいごに

以上で、概算払いと実績報告書のポイントの説明を終わりたいと思います。

そして最後に、弊社のような零細企業がこのようなアプリ開発にチャレンジできたのは、多くの関係者様のご協力によるものだと思っています。また、事業再構築補助金という制度がなければ、自社だけでリスクを抱えチャレンジすることは不可能だったかもしれません。

この場を借りて心より感謝申し上げます。

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※事業計画書や実績報告書の添削などは有料です。ご相談いただいてから見積をお出しさせていただきます。

執筆者プロフィール:
ドリームゲートアドバイザー 井出 龍治 オリエ不動産グループ代表 / 宅地建物取引士

2014年、オリエ不動産を設立。「借主のメリットに特化した不動産業」として埼玉県から創業促進支援事業として認定される。出店業務のアウトソーシングという新たな分野で、業務委託や顧問契約を中心に活動範囲を拡大。
多くの賛同者と共に、クリーンな不動産業界を目指し活動中。

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ドリームゲートアドバイザー 井出 龍治氏

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