最近では、預金出納帳を作成することはほとんどない。なぜなら通帳の取引を会計ソフトに入力してしまえば、自動的に作成できてしまうためである。
預金出納帳には預金の動きを記録していくが、会計ソフトの仕訳パターンや定型仕訳の登録機能を使い、何度も出てくる取引については通帳の摘要欄の記載とおりの名前で定型仕訳を登録しておく。そうすれば、誰でも通帳の摘要どおりの定型仕訳を選択して、日付と金額を入力するだけで預金の入力を完成させることも可能なのだ。
また一部のソフトについては、インターネットバンキングからデータを抽出して過去の仕訳パターンから科目を判断して自動的に仕訳を登録してくれるという機能を備えている場合もある。こうした機能を上手く利用することで、書類作成の効率化を図ってほしい。
しかし通帳が増えてくると、手間の増加や資金繰り管理が大変になることもある。そして何より、資金移動の際に振り込み手数料がかかるなど、その際の人件費も馬鹿にできるものではないのだ。
こうした余計なコストを減らすため、できるだけ通帳の数を少なくして、普段決済に使う口座はインターネットバンキングを契約して効率化を図る。またどうしても借入返済などで口座が増えてしまう場合には、決済用の口座から一定のタイミングで自動的に資金移動するように設定しておくといったこともできる。
ただし1つの銀行で残高が1,000万円を超えると、銀行が破綻した際に預金保険機構では保護されなくなってしまう。そこで保護されるタイプの決済専用預金（利息が付かない）にするか、もしくは複数の銀行に分けておくと安心だろう。お金を置いておくだけの口座は、普段使わないことが多いので月に1回記帳することになる。
ちなみに銀行借入のある口座が売上の入金口座になっていたり、余剰資金を置いていたりする場合は注意が必要だ。会社の返済が滞ったり、裁判所を通じて差押えを受けたりすると、銀行側から相殺されるリスクが伴うのである。どういった場合に相殺されるかについては、銀行との契約書に詳細が書かれているはずだ。「知らずに相殺されてしまった」などということがないよう、確認と注意を怠らないようにしたい。口座番号などがわからなくても、銀行名と支店名が特定できれば差押えができることを覚えておくとよい。
