売掛帳は会計ソフトに仕訳を入力すれば自動的に作成されるが、仕訳帳などと異なってちょっとしたコツがある。売掛金という総勘定科目に、相手先ごとの補助科目を付けておくことが重要になるのだ。そうすることで、どの得意先からの入金がまだなのかが一目で分かるようになる。
売上の入金がまだであれば、仕事は完了しない。営業マンはつい売ることだけを考えてしまいがちだが、きちんとお金を回収できないところに売ってしまうと、原価やコストがかかっているため損失を膨らませることに繋がりかねないのだ。きちんと請求書を発行して、入金期日の翌日には電話でこう伝えてほしい。
「入金がありませんでしたが、お振り込みの予定はいつになりますか」
実際に督促してみると、単純に振り込みを忘れていたという場合がほとんどだ。本当にお金がない場合でもうるさい企業から先に支払いを済ませていくことが多いので、早く電話をすることで他社に先駆けて回収することが可能となる。
また中小企業の場合、得意先の1社が倒産したとすると大きな影響が出ることも多い。そのため売掛金がどんどん膨らんでいく会社は、事前に与信調査をした方が得策といえる。
早めの段階であれば「与信枠を超えたので一部前金で頂けますか」などと交渉してみたり、保証金を預かったりということも可能だ。取り込み詐欺に遭う確率を下げることに繋がるし、連鎖倒産の被害を避けられる。
長期間にわたって入金がない会社は、取引を停止して法的手続を検討する必要がある。その際には早く手を打たないと時効になってしまうので、時効の管理も行う必要が出てくるだろう。法的手続きにもお金がかかるので支払いの悪い相手と取引すると、どんどんコストがふくらんでしまう。得意先を選ぶという視点も、経営には大切なのだ。仮に裁判で勝訴したとしても、お金のない相手からお金を取ることは困難である。
売掛金は、できるだけ減らした方が良い。そこで締め日と払い日を交渉したり、クレジットなどの売掛金は早期決済サービスを活用したりすると、現金化が早くなるのでお勧めだ。
