英文メール6つのポイント

海外ビジネス

執筆者: ドリームゲート事務局

アメリカの大学が 調査した結果、 「メールは思っているほど理解されない」という結果がでています。

 

◆ 電話とメールを比較調査 ◆ 

相手に正しく理解してもらえる確率

電話  73%
メール 56%

ニューヨーク大学調べ
Source:The Christian Science Monitor
→ http://www.csmonitor.com/2006/0515/p13s01-stct.html
———————————————————————————————————-

これは、ネイティブ同士の調査です。

米国コロンビア大学の教授が行った別の調査では、

電子メールは、

1.相手の表情や声の調子が分からないため本意が伝わりにくい
2.「早く書かねば」と焦り、内容をよく吟味せずに出してしまいがち
3.メールだけでは親密な関係が築きにくい。問題が生じた時に関係が壊れやすい

という結果が出ています。

また、先のニューヨーク大学の教授が行った調査では、

1.送る方は「自分の思いが伝わるに違いない」と過信しがち
2.受ける方は「相手の思いは理解している」と思い込みがち

という結果が出ました。まぁ、お互い勝手に解釈してしまうということでしょうか?

調査結果を踏まえ、誤解を避けるためには、

・ 送る前に受け手の気持ちになって事前に声を出して読み返す
・ 怒りのような感情は電話で伝える
・ メールに頼りすぎず、電話を掛ける

とアドバイスしています。

さて、私たち日本人が英語で書く場合、悲しいかな、さらに、誤解を招く可能性があります。

そのひとつの理由は、日本語は何かと省略しやすい言語だからでしょう。それに慣れた私たちは、誤解を与えないよう、かなり意識して英語を話す・書く 必要があります。

 

【今日のポイント】

とっておきの「誤解を招かない方法」をひとつ。

5W1Hを意識すれば誤解されにくい

5W1Hとは、お馴染みの

When (いつ), Who(誰が), What(何を), Why(なぜ), Where(どこで), How (どうやって) です。

ここでは、ひとつのケースを想定します。海外メーカーのウェブサイトを見て、その国に行く際に訪問したいことにしましょう。

 

アポイントを初めて取るわけですが、 

I would like to see you.

だけでは単に「お会いしたい」ので、読んだ相手は、具体的情報がなくて困惑するでしょう。

You にも注意が必要です。you は「あなた」(単数)も「あなた方」(複数)も同じyou ですので、もう少し情報を付け加えないと、「あなた」と指名しているのか他の人でもよいのか不明です。

I would like to visit you or someone in charge of exports to Southeast Asia when I visit XXX between October 5th and 9th

・  in charge of = ~の担当である。or someone in charge of ~と書くのはお勧め。相手(you)の都合が悪くても別の担当者となら会えるかもしれないからです。

・ Southeast Asiaの部分は、Japan でも良いです

・ XXXの部分は、具体的な国名や都市名等を入れます

 

【訳】

10月5日から8日の間XXXを訪問する際、貴殿または東南アジアへの輸出担当者にお会いしたい。

 

この文章ならば、when(10月5日から9日の間), who(私が、貴殿または東南アジア輸出担当者と), where (visit なので相手先の会社で) が明確です。足りないのは、WhyHow ですが、このケース で欲しい情報は、Why の「なぜ会いたいのか」です。

このような場合は、冒頭に簡単に自社について述べるとともに、何に興味があるのか を書いて、訪問の理由(Why)を明確にしましょう。例えば、
 

We are one of the largest wholesalers of sophisticated European household products based in Tokyo, Japan.  Our customers include major interior goods stores across the country and leading online stores.   We are interested in the ceramic products shown on your website.
 

household products = 家庭用品

interior goods = インテリア用品

online store = ネットショップ、online shop, internet shop, webshop も同じだが、net shop とはいわない

 

【訳】

当社は、洗練されたヨーロッパの家庭用品を扱う最大規模の卸売り業者で東京が本拠地です。顧客は、全国各地の主要なインテリアショップやネット ショップです。貴社のウェブサイトに掲示されているセラミック商品に興味があります。

 

目的を達成するため、インパクトのある言葉を足す

自社のことをいう時、何か大きさ・規模を示すような言葉を足すと良いです。というのは、相手も忙しいので「どうでもよい」と思われると、ぞんざいに 扱われてしまう場合があるからです。例文では、one of the largest ですが、これは1番ではなくとも one of ですからトップ企業に近いという自負があれば使って構いません。

major や leading に明確な定義はありません。超有名店との取引がなくても、このような言葉を入れて、相手に重要な客先と思わせ、アポイントを取る工夫をしましょう。

余り事実とかけ離れていると、後で気まずいことになりかねませんので、ほどほどに。

5W1Hは、ワンセンテンスに全部入りき らないことも多々あります。

1通のレター、1通のメールの中でしっかり網羅して、誤解されない明確な文章を作り、ビジネスの目的を達成するようにしましょう。

起業、経営ノウハウが詰まったツールのすべてが、
ここにあります。

無料で始める