起業・経営FAQ : Excel管理の限界…月末のバタバタをなくしたい！ミスを防ぐシステム導入の進め方

質問

従業員20名の製造業を営んでいます。現在、請求書の発行や売上管理をExcelで行っているのですが、担当者ごとに管理方法が異なっており、月末の締め作業にかなり時間がかかっています。

具体的には、請求書の発行漏れや二重発行が発生することがあり、都度確認や修正対応に追われている状況です。また、売上データと請求データの突合作業も手作業で行っているため、ミスが発生しやすく、経営数値の把握にもタイムラグが生じています。

今後、業務効率化とミス削減を目的にシステム導入を検討していますが、何から手を付ければよいのか分からず、また自社にとってどのようなシステムが適しているのか判断がつきません。

このような状況において、どのように改善を進めていくべきでしょうか。

---

専門家による回答: Excel管理の限界…月末のバタバタをなくしたい！ミスを防ぐシステム導入の進め方 (回答者：宇都 将人氏)

回答者

宇都 将人（うと まさと）

中小企業のIT化支援、システム導入から業務フローの改善まで幅広く対応。現場の課題に寄り添った実践的なアドバイスを得意としています。

専門家への相談はこちら＞＞

ご相談の内容は、中小企業だけでなくどの企業でも多く見られる課題です。特にExcelをベースとした運用は柔軟性がある一方で、担当者が個別に作成し管理するため情報管理ができず、Excelとシステムで同じことを何度も入力する無駄が発生し、ミスや業務負荷の増大につながります。

まず重要なのは、現状のままでシステム選定を進めるのではなく、現状の業務がどのようになっているかを理解するために現状の仕事の流れを明確にする必要があります。その中で、業務毎の課題を洗い出し、何が問題かを見極めていく必要があります。具体的には、「誰が・いつ・どの情報をもとに請求書を発行しているのか」「売上計上と請求のタイミングは一致しているか」といった点を図に書き出し、業務の流れと課題を明確にします。この工程を省略してしまうと、システム導入後も同様の問題が再発する可能性が高くなります。

その上で、本来あるべき仕事の流れを検討し、課題解決できる新たな仕事の流れを作成します。例えば、請求書発行のタイミングや承認フローを明確にすることで、発行漏れや二重発行といったミスを防ぐことができます。

次に、作成した新業務フローに基づき、適切なシステムを選定します。今回のケースであれば、見積・受注・売上・請求までをバラバラだった情報を一か所でまとめて管理できる販売管理システムの導入が有効です。クラウド型のサービスを活用することで、複数担当者による同時利用やリアルタイムでの情報共有も可能となり、業務効率の大幅な向上が期待できます。また、会計ソフトとの連携を行うことで、売上データの二重入力を防ぎ、経営数値の把握スピードも改善されます。これにより、月次の締め作業にかかる時間の削減（残業が減る）だけでなく、通帳を見るまで利益がわからない状況から脱却できます。そういった、『これがやりたい』を伝えるためのリストを作成し、システムベンダーへ提案を依頼します。

なお、システム導入にあたっては、機能の多さや価格だけで判断するのではなく、「自社の業務にどれだけあっているか」という観点が最も重要です。そのため、複数のサービス事業者（ベンダー）に提案を依頼し、提案内容とデモやトライアルを通じて実際の運用イメージを確認することをお勧めします。

今回のようなケースでは、業務整理とシステム導入を段階的に進めることで、無理なく改善を実現することが可能です。まずは現状の業務を棚卸しし、「どこに無駄やリスクがあるのか」を明確にするところから着手されるとよいでしょう。