【2022】電子帳簿保存法改正で義務化や罰則も?!個人事業主にもわかりやすく解説

この記事はに専門家 によって監修されました。

執筆者: ドリームゲート事務局

「電子帳簿保存法って何?」「個人事業主の私にも関係あるのかな?」このような疑問を持っている経営者や個人事業主も多いことでしょう。

電子帳簿保存法は1998年から存在する法律ですが、2022年法改正、一部内容が義務化されたことと罰則規定が強化されたことで話題になっているのです。

この記事では、どんな企業でも気をつけたい3つの改正内容を初心者にも分かりやすく説明します。

20221月に国税庁から一定の条件のもと2年の猶予が発表されましたので、この期間にしっかりと準備を行いましょう。電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや、法令対応に詳しい専門家も紹介しますので、ぜひ最後まで目を通してください。

電子帳簿保存法とは

各種税法においては、帳簿関係書類を紙媒体で保存することが義務付けられてきました。しかし、近年はビジネスの効率化や省資源の観点からデジタル化が推進されています。こうした流れに対応するように、帳簿関係書類を電子データで保存可能にしたのが電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法で認められたデータ保存方法は、3つに区分されます。

  1. 電子帳簿等保存(電子的に作成したデータをそのまま保存)
  2. スキャナ保存(紙媒体を画像データにして保存)
  3. 電子取引(電子的に受領したデータをそのまま保存)

大企業だけでなく、個人事業主や中小零細企業を含むすべての事業者が必ず行わなければならないのが、3.の電子データの電子保存になりますので、しっかりと理解して対応できるようにしてください。

参考:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

2022年改正で変わる3つのポイント

2022年に法改正された電子帳簿保存法のポイントは以下の3点です。

  • 「国税関係帳簿・書類の要件緩和」
  • 「電子取引における電子データ保存の義務化」
  • 「罰則規定の強化」

特に2つ目の「電子取引における電子データ保存の義務化」法改正により、電子データによる保存が追加で義務付けられたので注意が必要です。

①帳簿・書類の保存に関する各種要件緩和

2022年の法改正で要件が緩和された国税関係書類

  • 仕訳帳などの国税関係書類
  • 貸借対照表などの決算関係書類
  • スキャナ保存を含む取引関係書類

具体的にどのような緩和が行われたのか、事例を確認していきましょう。

スキャナ保存は課税期間の途中で始めても大丈夫?

スキャナ保存は課税期間の途中でも好きなタイミングではじめて構いません。今回の法改正で事前承認制度が廃止されたので、事前承認なく3月決算の企業が1月からスキャナ保存に切り替えるといったことも問題ありません。

参考:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問61(国税庁)     

会計ソフトを使った電子データでの保存は認められますか?

市販の会計ソフトが法令で定められた要件を満たしているかどうかの確認が必要となります。要件を満たした優良な電子帳簿として認められる会計ソフトには「JIIMA認証」のマークがついているので、会計ソフトを選ぶ際には確認するようにしましょう。すでにお使いの会計ソフトがある場合は、提供元に直接確認してみてください。

虚偽のない「真実性」と誰が見てもわかる「可視性」を確保するために、厳しかったデータ保存のシステム要件が2022年の法改正によって大幅に緩和されました。そのため、従来のきびしい保存要件を満たした帳簿は「優良な電子帳簿」とされ、過少申告加算税が5%免税されるという税制上のメリットを受けられるようになりました

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問3(国税庁) 

テキスト化できないスキャンデータの保存要件はありますか?

スキャンした画像データをテキスト化できない場合でも、ファイル名などで検索できるようになっていれば問題ありません。必須の検索項目は「日付」「取引先」「取引金額」のみとなっているので、検索項目に対応したファイル名には、次のようなものが考えられます。

例:ファイル名「20220112_○○産業_56000」

参考:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問42(国税庁) 

スキャナ保存後の紙の書類は廃棄してもいいのですか?

スキャナ保存した後の書類は、紙と同等の内容が保存されていることを確認すれば即座に廃棄しても問題ありません。

参考:電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問3(国税庁)

②電子取引における電子データ保存の義務化

今回の電子帳簿保存法改正は、基本的に従来の規制が緩和された内容となっています。しかし、ここから説明する「電子取引における電子データ保存の義務化」だけは規制が強化されたことに注意してください。

電子取引データとは、メールやオンライン上からダウンロードしたデータのことです。

  • 例:ネットショップで購入した際の請求書や領収書
    ・通信クラウドサービスやソフトウェアの使用料など
    ・取引先からメールで受け取ったPDF請求書など
    ・スマホアプリによる決済(スクショでも可)

従来はプリントアウトしたものを保存していれば良かったのですが、法改正によって電子取引データはデータのまま保存することが義務化されました。

また、電子取引データを保存するにはタイムスタンプの付与などの措置が必要です。受領したデータをそのまま保存すればよいというわけではないのでご注意ください。

電子取引の保存方法に関する規定

電子取引の保存要件には「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つがあります。つまり、虚偽がなく、誰が見ても一目で内容確認できるようにするということです。

「真実性の要件」を満たすためには、以下のような方法からいずれか1つを遵守しなければなりません。

  • 受領後速やかにタイムスタンプを付与する
  • 訂正削除履歴が確認できるシステムもしくは訂正修正ができないシステムを使用する
  • 訂正削除防止に関する事務処理規定を定めて運用する

「可視性の要件」には、以下のすべて満たしている必要があります。

  • PCやプリンタ、操作マニュアルを保存場所に整備しておくこと
  • システムの概要書を備え付けておくこと
  • データの検索機能を確保しておくこと

タイムスタンプ導入には費用がかかる?対応できない場合の対処法とは

個人事業主や中小零細企業にとってハードルになりやすいのが「タイムスタンプの発行」です。タイムスタンプとは、あるときにそのデータが存在していたことや改ざんされていないことを証明する技術のことをいいます。

参考:タイムスタンプとは?国民のための情報セキュリティサイト(総務省)

タイムスタンプは、タイムスタンプが付与できるサービスを利用しないと発行できません。導入にかかる初期費用やスタンプ発行ごとにかかる費用も考慮しなければいけません。そのため、個人事業主や中小零細企業にとってタイムスタンプの付与がハードルとなることもあるようです。

こうした場合に有効なのが、タイムスタンプが不要になる「訂正・削除防止に関する事務処理規定を定めて運用する」という方法です。

タイムスタンプの付与が難しい小規模事業者(2年前の売上が1,000万円以下の事業者が該当)は、以下のようなフォーマットの事務処理規定を備えて、これに準拠してデータを保存すればタイムスタンプの付与が不要になります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_e.docx

③罰則規定の強化

法改正によって電子保存のハードルが低くなる代わりに、ルールを守れていない場合の罰則が強化されました。データに隠ぺいや偽装があると判断されると、申告漏れによる重加算税が10%加算されます。

罰則規定に抵触していないか不安な人は、ドリームゲート所属の税理士アドバイザーに相談してみてはいかがでしょうか。経営者の税務相談に長けたアドバイザーが、電子帳簿保存法に関する相談にも対応します。この機会にアドバイザーへの無料相談をぜひお試しください。

https://profile.dreamgate.gr.jp/pr_user_advisor_search/online_link_search?qualification_id=2

電子保存の義務化猶予は2年

先ほど法改正により電子データ保存が義務化されたと説明しましたが、正確には義務化までに2年の猶予が設定されています(令和4年度税制改正大綱)。「やむを得ない事情」かつ「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを準備しておく」という条件付きではありますが、個人事業主や中小零細企業などで対応が難しい場合は今すぐに電子保存を開始しなくても問題ありません。

なお、小規模事業者(2年前の売上が1,000万円以下)には猶予ではなく恒久的な救済措置があります。具体的には以下の2点です。

  • ファイルが検索できる形でなくてもよい
  • 事務処理規定を備えておけば電子データをそのまま保存しておくだけでよい(スタンプやシステム不要)

電子帳簿保存法改正でよくある質問

電子帳簿保存法改正についてよくある質問をまとめました。法改正への理解を深めるのにお役立てください。

①請求書はそのまま任意のフォルダーに保存するだけでよいのか? 

要件を満たすためには、以下の3点に対応する必要があります。

  1. 請求書データのファイル名に、規則性をもって内容を表示する
    例: 2022年1月31日に株式会社A商事から受領した110,000円の請求書の場合、「20221031_株式会社A商事_110000」など
    ※小規模事業者の要件に該当する場合は、ファイル名の対応は不要です。
  2. 「A商事」や「2022年1月」など任意のフォルダ内に保存する。
  3. 下記フォーマットをベースにした事務処理規程を作成し、備え付けておく。
    https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_e.docx

    参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問12  

②メールの電子データの方は破棄しても印刷した紙を示すことで許可されるのか?

令和5年12月31日までの間は義務化猶予期間にあたるため、印刷した紙を提示する形でも対応は可能です。ただし、税務署長が認めるやむを得ない事情があり、税務調査の際に適切な形で資料を提出できることが条件とされています。

この取扱いを受けるために、税務署への事前申請は必要ありません。

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問41-3          

③電子データの保存要件(改ざん防止措置)の基準は取引先ごとでよいのか?

電子データの様式はさまざまであることから、取引先によって基準が異なっていても問題ないとされています。また、電子データの保存先が取引先別になることも差し支えありません。ただし、取引先ごとにデータの格納場所がどこになっているか確認できるしくみを整備しておきましょう。

参考:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問23

電子帳簿保存法は会計ソフトでかんたんに対応できる

電子帳簿保存法は法改正によって簡易化され、個人事業主や中小零細企業でも導入しやすいようになりました。税務関係書類を電子化することで経理業務が効率化され、書類の保存場所も必要なくなり、企業にとっても導入するメリットが大きくなっています。

しかし、解説資料やサイトには情報システム関連のやや難解な内容があるのも事実です。資料を読んでもよく分からないという人には、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトに切り替えることをおすすめします。会計ソフトを使えば、特別なことをしなくても自動的に電子帳簿保存法に対応することが可能です。

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猶予期間が終わる前に電子帳簿保存法対策を進めよう

電子帳簿保存法には2年の猶予期間があり、今すぐに対応しなくても問題にはなりません。猶予期間中はこれまでの紙保存であっても問題ないため、2年後になって急に罰則が課されないように準備を進めておきましょう。

「そもそも電子帳簿保存法そのものが難しくてよく分からない」「詳しい人に相談しながら整備を進めたい」という人は、専門家に相談しながら対応を検討するようおすすめします。ドリームゲートには税理士アドバイザーが多数在籍していますので、まずは相性の良さそうなアドバイザーを選び、無料相談からはじめましょう。

執筆者プロフィール:ドリームゲート事務局 月見里

ドリームゲートは経済産業省の後援を受けて2003年4月に発足した日本最大級の起業支援プラットフォームです。
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