「電子帳簿保存法」改正で小規模事業者が主に対応すべきポイントは?

この記事はに専門家 によって監修されました。

執筆者: ドリームゲート事務局

「電子帳簿保存法」が改正されると聞いて、この記事を読みに来られている方は少なくないのではないでしょうか。改正内容をしっかりと知りたいと考えている方も多いはずです。

電子帳簿保存法は業務や経理に必要な帳簿や書類などを、紙ではなく、電子データで保存することを認めています。この電子帳簿保存法については、これまで何度も法改正が行われてきました。最近で言うと2020年に法改正があったところですが、2022年にも改正されます。

そこでこの記事では、改正の対象となる書類や適用要件など、最新の法改正に対応した電子帳簿保存法について、詳しく解説します。

「電子帳簿保存法」は、帳簿書類について一定の要件を満たした上で、電子データによる保存を認めている法律

まずは、電子帳簿保存法の概要から説明します。

  • 電子帳簿保存法の概要:帳簿書類について電子データによる保存を認めており、かつ、電子データで授受した情報の保存を義務付けている

電子帳簿保存法は、平成10年に施行されました。電子帳簿保存法というのは略称であり、正式には、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

電子帳簿保存法は、各税法で、原則的に、紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で、電磁的記録(電子データ)による保存を可能とすること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めています。

電子帳簿保存法の施行まで、会計帳簿などについて法律で義務付けられている紙での保存でしたが、会計帳簿などを電子データによって保存することが容認されました。

出典:
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

電子保存法2022年改正のポイント:電子データで受け取ったものは電子データのまま保存する

出典:
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

この電子帳簿保存法は2022年にも改正されます。2022年改正の主なポイントとしては、税務署長の事前承認制度の廃止、タイムスタンプ要件・検索要件等についての要件の緩和、電子取引における書面による保存の廃止です。

税務署長の事前承認制度の廃止:これまで電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際には、事前に、税務署長から承認を得る必要がありました。しかし、令和4年1月1日以後に保存する国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存については、税務署長の事前承認が廃止されました。

タイムスタンプ要件・検索要件等についての要件の緩和:スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプについて、付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内とされました。スキャナで読み取る前の受領者の自署も、不要となりました。

また電子データの保存については、検索機能を付けておくことが必要であり、これまでの検索機能では、多くの項目が検索できなくてはなりませんでしたが、改正後検索でなければならない項目は、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先に限定されました。

さらに、国税庁などに電子データのダウンロードを要求された際、随時応じることができる場合は、検索条件の設定要件も不要となっています。

電子取引における書面による保存の廃止:申告所得税と法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の紙での保存をもって、その電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。

以上が、2022年改正の主なポイントです。

電子帳簿保存法はこれまで2020年度にも改正がなされてきました。その内容についても、主なものを紹介しておきます。

2020年度

バックオフィスの効率化による企業等の生産性向上を図る観点から、電子的に受け取った請求書等をデータのまま保存する場合の要件について、ユーザーが自由にデータを改変できないシステム等を利用している場合には、タイムスタンプの付与を不要とするなどの改定が行われました

タイムスタンプは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプに記載されている情報とオリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。

2020年改正前の電子帳簿保存法では以下a,bの保存方法が認められていましたが、多くの企業にとってこの要件に対応することは容易ではありませんでした。

【2020年度改正前】

  • a. 発行者のタイムスタンプが付された電磁的記録を受領した場合、受領者側が、データの受領後、遅滞なくタイムスタンプを付与
  • b. 改ざん防止等のための事務処理規程を作成し運用

【2020年度改正後】

2020年度の改正では新たにc,dの保存方法も認められるようになり、電子取引を行った場合の電子的記録の保存要件が緩和されました。

  • c. データを受け取った側が、データを自由に変更などができないシステム等を利用
  • d. 発行者側でタイムスタンプを付与

2020年度の改正では、必ずしも受領者側が「受け取った際にタイムスタンプを付与」する必要がなくなりました。cの方法では、受領者側がクラウドサービスなどを利用することでタイムスタンプを付与する必要がありません。また、タイムスタンプを付与した電子請求書などが発行者側から送られてきた場合も、受領者側はそのまま電子保存ができます。

速報・義務化は2年先送りに!?

領収書の電子保存、義務化2年猶予と以下にて、日本経済新聞が報じています。
https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUA031I10T01C21A2000000/

>政府・与党は2022年1月に施行する電子帳簿保存法に2年の猶予期間を設ける。電子データで受け取った請求書や領収書を電子保存するよう企業に義務づけるのを延ばす。
出典:https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUA031I10T01C21A2000000/

日本経済新聞によると、会計処理を紙で行っている例がいまだ多いことが背景とのこと。システム改修などが間に合わないと主張している企業に政府が配慮している模様です。

小規模事業者が気を付けるべきこと?何が変わるのか?

これまでは、スキャナ保存に関して、適正事務処理要件と呼ばれる要件がありました。そして、そのうちの一つとして、データの改ざんを防止するために定期的な検査が必要とされてきました。さらに、常時使用する従業員の数が20人以下(主たる事業が商業・サービス業の場合は5人以下)の事業者は、この定期的な検査を税理士に委託できるとされていました。

しかし電子帳簿保存法の2022年改正により、この適正事務処理要件自体が廃止されました。

改正はどのような書類が対象?紙での保存はすべてダメになるの?

上記にて電子取引における書面による保存の廃止について記しましたが、ここで改めて、これはどのような書類が対象かについて見ておきます。

申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録が対象である、と国税庁のHPには記載があります。言い換えると、所得税や法人税に関連する会計処理に関する電子取引について、電子でデータを受け取った領収書などが対象ということです。

法改正に関して用意するべきもの・こと:マニュアルの整備

  • 電子データに関するシステムのマニュアルや、そのシステム上での事務処理フローを記したものを、会社の役員や従業員が即時に閲覧できるように準備しておく必要があります。これは、電子ファイルやオンラインマニュアル形式でもよいです。
  • 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくことが必要です。

紙での保存のうち、どういったものがOKのままでどういったものがNGになるのか?

これまでは電子データで受け取った領収書などについても、紙に印刷しなおして、保存することが認められていました。しかし2022改正後は、電子データで受け取った領収書などは、紙での保存はNGとなり、電子データのまま保存する必要がある、ということです。

これまで通り、紙で受け取った領収書などは紙保存でOKです。

法改正について相談すればよい?身近な相談相手は?

この電子帳簿保存法の改正については、誰に相談するのが良いでしょうか。

会計帳簿に関する書類の保存についての相談なので税理士・会計士などが良いのでは?

自社の電子取引のシステムや運用が改正電子帳簿等保存制度の要件に適合しているのかどうかを相談する窓口は、所轄税務署(法人課税部門又は個人課税部門)や国税局(調査開発課 電子帳簿保存法担当)に設けられています。

またもっと身近な相談相手として、税理士・会計士などが考えられます。

アドバイザーへの相談(税理士)

この件に関する相談は、是非、我々dreamgateに登録している税理士にお任せください。無料でメール相談できます。

執筆者プロフィール:ドリームゲート事務局

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