確認メールの書き方

この記事はに専門家 によって監修されました。

執筆者: ドリームゲート事務局
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英文ビジネスメー ルの内容は、お礼・お詫び・依頼・確認がもっとも多いと思います。そこで、身内への軽い言い方から社外的な言い方まで、バリエーションをご紹介します。ここで は上手な「確認」メールを作ってみましょう。

ライト級 – 日常業務での簡単な確認

Jonathan,

Just a quick note–I have just received the document you prepared for

our presentation next Wednesday.

Thank you so much.

Yoshiko

 

【訳】

ジョ ナサン

ちょっとおしらせがあります。たった今、来週水曜日のプレゼンに準備してくれた資料を受け取りました。
どうもありがとう。

良 子

 

 

【解説】

Just a quick note = 「ちょっとおしらせ」

社 内メールなどカジュアルなシチュエーションに利用できて便利なフレーズです。

 

 

 

ミドル級 - 仕入先への確認

 

Natalie: 

With regard to your order confirmation No.12345, we need to know urgently

when you will ship it out.

When we placed this order, we were told that the expected delivery date

was January 15; thus it is already behind by two weeks.

We will appreciate your prompt attention to this matter.

Thank you in advance.

Regards,

Yuji

 

 

【訳】

ナ タリー

注文確認書No.12345の件ですが、いつ出荷されるのか至急おしらせください。

発注時に聞いていた予定出荷日は1 月15日ですので、すでに2週間遅れていることになります。早急にこの件について対応していただくようお願いします。

裕二

 

【解 説】

With regard to = 「~に関して」

We need to know = このような場合は we would like to know よりも、need to を使って切羽詰った感覚を出す方がよいでしょう

placed this order = オーダーするは、order ~またはplace an order などplace を使います

We will appreciate your prompt attention to this matter. = これも使えるフレーズです。先方に非がありそうな場合でも we will appreciate (「~してくれたら嬉しい」)という表現にするのがビジネスマナーです。

 

  

ヘビー級 – キツイ確認

 

Mr. Robert Woods 

Senior Export Manager

 

Dear Mr. Woods:

 

We regret to inform you that we must cancel our order No. 12345

because we cannot accept the revised shipping date that Ms. Natalie

Wills provided in her email of February 2nd.

 

We believe that this delay was caused by delays in your production,

so we are not obliged to pay any cancellation fee or any other fees in accordance

with our purchase contract dated November 20, 2006.

 

We hope to receive your written confirmation on this matter.

 

Best regards,

 

Yuji Kobayashi

Import Division

XYZ Co., Ltd.

 

 

【訳】

輸 出部長

ロバートウッズ 様

 

残念ながら弊社のオーダーNo.12345をキャンセルせざるを得ません。なぜな ら、ナタリーウィルズさんから2月2日付けメールで連絡いただいた出荷修正日を弊社としては受け入れることが出来ないからです。

 

こ の遅延は貴社の製造サイドの遅れによるものでありますので、2006年11月20日締結の売買契約書に基づき、キャンセル料またはいずれのフィーをも支払 う必要がないものと考えます。

 

本件について貴殿の書面による確認をお願いいたします。

株式会社 XYZ

輸入部

小林裕二

 

【解説】

発注していた商品をキャンセルするシチュエー ションです。

 

このような場合は、あいまいな表現は避け、こちらの決断を伝えるとともにトラブル(キャンセルによる損害賠償 等)が発生しないようにしなければなりません。例文では、「キャンセル料等をチャージされない」ということを確認したい場面です。

重 要なのは、

1.しかるべく相手に確認を要求する

2.理由を明確にする

3.書面による確認を求め る

の3点です。

 

ビジネスですので、相手を必要以上に責めるような表現は避けましょう。

上 手に確認して、スマートにビジネスを進めましょう。

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