だれでもわかる「会社設立の必要書類」まとめ。手間もコストもかけずに会社設立するには?

この記事はに専門家 によって監修されました。

執筆者: ドリームゲート事務局

「個人事業主から法人成りしたいけど、登記に必要な書類がよくわからない」

「なるべく手間もコストもかけずに会社設立したい」

会社設立にあたり、このような悩みをもつ方は多いのではないでしょうか。

起業家支援のドリームゲートが会社設立で使う必要書類のまとめや登記申請の具体的な流れ、注意すべき点について説明します。

この記事を読めば、スムーズな会社設立ができるでしょう。さいごのほうでは、自分でできる会社設立の無料キットについてもご説明します。

会社設立(登記)に必要な書類の一覧

会社設立のために必要な書類は数多くありますが、どんな会社を作るかによっても必要書類の種類が違ってきます。

まずは混乱を避けるためにも、「会社にはどんな種類があるのか」「どんな違いがあるのか」について、さいしょに理解をしておきましょう。

会社の種類 概要
株式会社 株式を発行して資金を募り、その資本で事業を行う会社。定款の認証・最高意思決定機関(株式総会などを取り仕切る取締役)が必要。利益の配分は株主がもつ株式数で決まる。唯一上場ができる会社。
合名会社 無限責任社員(会社で出た不利益の責任をすべて負う社員)のみで構成された持株会社の1つ。個人事業主が集まって一緒に事業を行うイメージ。資本金が必要ない。
合資会社 合名会社に有限責任社員(出資した額だけ責任を負う社員)を加えた形態の持株会社。
合同会社(LLC) 2006年の会社法改正で設立できるようになった持株会社の1つ(会社法第575条など)。全員が出資を行う有限責任社員になる。利益の配当は定款にあらかじめ決めた自由な額にできる。

2020年現在、新しく設立される会社形態としては、株式会社と合同会社が一般的です。合名会社・合資会社は設立のメリットが小さいこともあり、2つ合わせて法人全体の0.6%しか存在しません(平成30年度分会社標本調査より)。

よってここでは、株式会社・合同会社の2つを中心にご紹介します。

すべての会社が設立時に必要な書類

すべての会社(株式会社・合同会社・合資会社)が必要な書類はこちらです。

  • 定款(ていかん)
  • 代表者の印鑑届出書
  • 設立登記申請書
  • 登録免許税納付用台紙
  • 登記用紙と同一の用紙(データも可)
  • 印鑑証明書
  • 委任状(代理人に申請を委任した時のみ)

それぞれの書類の詳細について説明します。

定款(ていかん)

定款とは、会社を運営する上での基本的なルールを定めた文書で、いわば会社の憲法です。定款でかならず決めるべき「絶対的記載事項」は以下の通りです。

  • 事業の目的
  • 商号(社名)
  • 本店の所在地
  • 設立に際して出資される財産の価額もしくは最低額
  • 発起人の氏名・名称・住所
  • 発行可能株式総数(株式会社のみ)

これ以外には、定款に記載がないかぎり効力が認められない「相対的記載事項」と、記載なしでも効力があるものの会社が自主的に追加した「任意的記載事項」があります。

株式会社を設立する申請のときには、 公証役場にて「公証人の認証」を受けなければなりません(合同会社yは合資会社は不要)。電子定款の場合でも必ず公証役場に出向く必要があるので注意してください。

定款についてはこちらの記事に詳しく書かれています。

3分でわかる「定款」とは?会社設立の専門家がわかりやすく解説【2020年版】

代表印の印鑑届出書

印鑑届出書とは、会社の実印にする印鑑を法務局に届け出るための書類です。代表者1人だけ届け出るときは1枚、2人以上届け出るときはそれぞれ別の印鑑で人数分の書類が必要になります。

代表者印は、法人の口座開設や不動産の売買契約などで使用します。

法務局<印鑑届出書>のダウンロードはこちらから

設立登記書類

設立登記申請書とは、会社を設立することを法務局に伝えるための書類です。商号・本店所在地・登録免許税・資本金の額・添付書類の一覧などを記載します。

株式会社と合同会社とでは記載事項や添付書類にすこし違いがあるので注意しましょう。

株式会社設立登記申請書のダウンロードはこちらから

合同会社設立登記申請書のダウンロードはこちらから

登録免許税納付用台紙

登録免許税納付台紙とは、登録免許税の金額分の収入印紙を貼り付けるための用紙です。形式は自由ですが、A4サイズの台紙、もしくはテンプレートをダウンロードして貼り付けるのが一般的です。

登記すべき事項を記録したCD-R・FDもしくは書面

申請書やその他の書類以外にも、登記すべき事項(商号や本店所在地など)をまとめた資料の別途提出が必要です。ただし書面以外にも、電磁的記録媒体での提出も認められています。

電磁的記録媒体で認められているのは「日本工業規格X 0606形式又はX 0610形式に適合する120mm光ディスク」、いわゆるCD-RやFD、DVD-Rなどです。決められた形式のファイルや文字列で保存します。

作成手順は、法務省のページを参照にしてください。

印鑑証明書

印鑑証明書は、株式会社・合同会社・合資会社のそれぞれで必要となる枚数が違います。法務局に届ける分は以下の通りです。

  • 株式会社:出資する発起人全員分各1通・ 代表取締役・取締役全員分1通
  • 合同会社:代表社員1通
  • 合資会社:会社員各人1通(代表2通)

これ以外にも、公証役場や金融機関に届ける分もあるので、忘れないように注意が必要です。

委任状

会社設立の申請を代理人に依頼したときは、委任状も一緒に提出します。

株式会社と合同会社で必要になる書類のちがいを確認

株式会社と合同会社とで必要となる書類のちがいについて、確認してみましょう。

株式会社で必要になる書類一覧

株式会社の設立で必要になる書類は以下の通りです。

合同会社設立で必要になる書類 概要
代表社員の調査報告書 株式会社と同様
社員総会議事録 株式会社のいうところの取締役会議事録
預金通帳のコピー 株式会社と同様
資本金の払込を証明する書類 代表社員によって資本金が口座に振り込まれた証明になる書類
代表社員の就任承諾書
※場合によっては不要
代表社員に専任され就任したことを証明する書類

定款で設立時の代表社員に定められている・社員として定款の末尾に実印にて記名押印している(電子定款ではない)ときは不要

代表社員、本店所在地及び資本金決定書
※場合によっては不要
出資者で決めた代表社員・本店所在地・資本金の額を記載した書類

「詳細な本店所在地住所」

「設立時の代表社員」

「設立時の資本金の額」が定款にあれば不要

株式会社の設立にくらべて、必要書類も少なくなっています。

上記のうち、代表社員の就任承諾書と代表社員、本店所在地および資本金決定書は、定款に必要事項を記載しているときは必要ありません。

社員総会議事録も作成義務はありませんが、つくっておけば他の会社や税務署からの信頼が上がります。

書面申請時の書類のまとめ方・セット方法

必要書類をまとめて申請する場合、書類の順番やまとめ方、セット方法が決まっています。まとめる書類の順番や注意点は次の通りです。

<1.設立登記申請書>

代表者(取締役や代表社員)の印鑑を押印する。代理人が申請する場合は代理人。

<2.登録免許税納付用台紙>

収入印紙を忘れずに貼り付けること。設立登記申請書と合わせて2枚以上になるときは、継ぎ目に契印。

<3.定款・謄本>

株式会社の場合は認証があるか確認。

<4.資本金の払込を証明する書面>

通帳のコピーもしくはWebの振込明細ページなどを準備。

<5.印鑑証明書>

会社の実印と個人の実印の2種類を使用するので注意。

<6.その他の書類>

発起人の同意書・承認承諾書・委任状などの書類。

セットの仕方は、まず上記の1~5をまとめ、左側2箇所をホチキスで綴じます。その後、残った書類と一緒にクリップでまとめます。

ホチキスで綴じた書類への契印(つなぎ目や綴じ目に押す印鑑のこと)も忘れないようにしましょう。

必要書類の提出先

会社設立の手続き関係の書類は、法務局に提出します。申請方法は「書面申請」と「電子申請」の2つ、提出ルートは以下の3つです。

会社設立(登記)の書類申請方法 概要
書面申請 法務局へ直接提出 会社の本店もしくは主たる事務所の管轄登記所
法務局へ郵送 上記の法務局へ郵送
電子申請 オンラインで申請 法務省のページにて手続き

すべての会社が必要な費用

株式会社・合同会社・合資会社の設立において、諸費用が必要になる手続きは主に以下の通りです。

  • 定款認証
  • 登記申請
  • 登記完了確認

それぞれにかかる費用を見ていきましょう。

<定款認証>

株式会社 合同会社 合資会社
収入印紙代 4万円(※) 4万円(※) 不要
認証手数料 5万円 5万円 不要
謄本手数料 250円×枚数 250円×枚数 不要

※書面ではなく電子定款のときは不要

<登記申請>

株式会社 合同会社 合資会社
登録免許税 15万円(※1) 6万円(※2) 6万円一律

※1 資本金の7/1,000が15万円を超えるときは超えた方の金額
※2 資本金の7/1,000が6万円を超えるときは超えた方の金額

株式会社 合同会社 合資会社
登記簿謄本代 1通600円×必要数(※1)
印鑑証明書代 1通450円×必要数(※2)

※1  オンライン申請なら「郵送交付500円×必要数」「最寄りの登記所等での交付480円×必要数」

※2 オンライン申請なら「郵送交付410円×必要数」「最寄りの登記所等での交付390円×必要数」

くわしくは、こちらの記事も参考にしてみてください。

https://www.dreamgate.gr.jp/contents/column/cost-of-establishing-company+

会社設立の書類提出で覚えておきたい注意点

会社設立の手続きでは、必要書類のこと以外にも注意すべき点があります。

会社設立は意外と時間がかかる

会社設立の手続きが完了するまでには、1ヶ月半~2ヶ月ほどの時間がかかります。おおまかなスケジュールは以下のとおりです。

<会社設立前>

約1ヶ月。発起人・商号・資本金額・所在地・事業目的の決定や、印鑑作成を進める。

<会社設立の手続き>

約1~3週間。定款の作成・認証を自分1人で行う場合は1~2週間(専門家に依頼したときは最短1日)、登記書類の作成や申請の完了に3~7日。

<会社設立後の手続き>

3~10日。税務署への届出・自治体への開業届・社会保険の手続などを行う。

法務局の混雑具合や実生活でのトラブルで進行度も変化するので、余裕をもったスケジュールですすめていきましょう。

設立後に必要な書類も今のうち準備しないと間に合わない

登記申請を行い会社設立が完了しても、その後に必要な手続きがあります。提出期限が短い書類も多いため、早めに準備しておくといいでしょう。

年金事務所に提出する必要書類

年金事務所には、次の3つの社会保険(健康保険・厚生年金保険)関連の書類を提出します。

健康保険・厚生年金保険新規適用届 新しく社会保険に加入することを申請する書類
健康保険・厚生年金保険被保険者取得届 会社で採用した従業員で社会保険への加入が必要なときに申請する書類
健康保険被扶養者(異動)届 協会けんぽの被保険者の被扶養者についての書類

上記の書類は、会社設立完了から5日以内が期限ですので、設立完了より前に準備して、忘れないように気をつけてください。

税務署に提出する必要書類

税務署には、以下4つの税務(国税)関連の書類を提出します。

法人設立届出書 都道府県・市町村区・税務署に会社を設立したことを伝える書類
青色申告の承認申請書 確定申告を青色申告(最大65万円控除)すること申請する書類
給与支払事務所等の開設届出書 給与を支払う事務所を開設したことを伝える書類
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 源泉所得税の納付を年2回にできる特例を申請する書類

提出期限の目安は最短で1ヵ月以内です。

もし個人事業主・フリーランスの事業から引き継いだ場合は、事業用資産・負債の引き継ぎや廃業届の手続きも必要です。

また必要に応じて「棚卸資産の評価方法の届出書」や「所得税の減価償却資産の償却方法の届出書」の提出の検討も推奨します。

地方自治体に提出する必要書類

地方自治体には、地方税(法人事業税など)関連の手続きを行います。必要書類やフォーマットは自治体によって違うので、各自治体のホームページを確認してみてください。提出期限の目安は2ヵ月以内です。

東京都と大阪府の例はこちらです。

東京都主税局
大阪府

労働基準監督署・ハローワークに提出する必要書類

労働基準監督署・ハローワークには、労働保険(労災保険・雇用保険)関連の書類を提出します。まず労働基準監督署に提出する書類は次の2つです。

労働保険 保険関係成立届 従業員との労働関係を履行するための申請に使う書類
労働保険 概算保険料申告書 従業員に支払う賃金によって算出された保険料の概算を伝える書類

労働基準監督署に書類を提出したあとは、ハローワークに次の2つの書類を提出します。

雇用保険 適用事業所設置届 雇用保険の適用を受けるための申請に使う書類
雇用保険 被保険者資格取得届 従業員を雇用保険に加入させる手続きのための書類

労働保険 概算保険料申告書の提出期限は50日以内、それ以外の書類は10日以内です。

会社設立を申請する際の注意点

平成27年の2月より、役員変更の関する添付書類や登記事項が変更されています。忘れがちになる注意点をまとめました。

  • 代表取締役の全員が海外にいても日本で設立登記が可能
  • 国内在住の日本人が役人になるときは本人確認書類の他に住民票の写しや戸籍の附票が必要
  • 代表取締役の辞任による変更の登記の申請書の添付書類が必要
  • 監査役を設置している株式会社の登記すべき事項の変更
  • 責任限定契約を締結できる取締役・監査役の範囲の拡大
  • 登記申請時に会社法人番号を記載することで登記事項証明書の添付を省略可能 など

詳しくは法務局の資料をご覧ください。

会社設立の流れ

ここからは、会社設立を設立する際の作成順番や手続きの流れをざっとご紹介します。スケジュールの決定の参考にお使いください。

登記前:基本事項を設定する

最初に会社を設立する前の基本事項を設定します。会社設立の基本事項は以下の通りです。

会社設立の基本事項 概要・注意点
事業目的 起業して行うビジネス・事業
発起人 設立手続きや出資を担当する人
商号 会社の種類や他と被らない会社名
所在地 自宅・オフィス(賃貸・レンタル・バーチャル)
資本金額 運転資金・信用・許認可・税負担などを考慮

今後、会社を運営していく上で大きく関わりがあることばかりなので、しっかり考えることをおすすめします。

登記前:印鑑を作る

登記で必要な印鑑は次の4つです。

  • 代表者印:会社登記を行う際に必要な印鑑
  • 銀行員:銀行口座用の印鑑
  • 社印(角印):請求書・領収書の発行などの日常業務で使う印鑑
  • ゴム印:社印の用途にプラスして代表者氏名・電話番号・アドレスが掘られた印鑑

中でも代表者印は登記の際に必要になります。早めに発注しておくと手続きがスムーズです。

登記前:定款を作る・認証する

定款の作成は、株式会社の場合は「発起人全員」、合同会社の場合は「社員(出資した人)全員」で行います。株式会社の場合は、公証役場での認証を忘れないようにしましょう。認証を受けることで、初めて法的な効力を得ます。認証手続きに必要なものは以下の通りです。

  • 定款3通
  • 印鑑登録証明書
  • 定款認証手数料
  • 収入印紙

また株式会社の登記は、平成30年度より公証人法施行規則の一部が改正されたことで、「実質的支配者となるべき者の申告書」の提出も必要になりました。事前に確認しておいてください。

定款の認証方法は、電子定款と書面定款の2種類です。自分だけでも作成は可能ですが、専門家のサポートを受けることもできます。司法書士か行政書士がおすすめです。

定款認証後:資本金の払込み

定款の準備ができたら、資本金を口座に振り込みます(株式会社は定款の認証を受けた後)。手順は以下の通りです。

  • 発起人(代表社員)の口座の開設
  • 口座に資本金の振り込み
  • 口座の通帳をコピー
  • 資本金の払込を証明する書面を作成し製本

ここまで進めば、登記申請に使う情報を一通り手に入ります。あとは必要書類の記載事項に従って完成させていきます。

登記時:必要書類を作成し、登記申請

定款作成・資本金払込を終えた後は、登記申請に使う必要書類を準備し、法務局に提出します。抜けがないよう、先述した必要書類と綴り方をしっかり確認しておいてください。

登記直後~:各種行政への手続き

登記を行った後は、税務署・地方自治体・労働基準監督署などに各種行政手続きを行います。期限があるものが多いので、早めに手続きを済ませることを推奨します。

さらにくわしい流れを知りたい場合は、ドリームゲートの「【令和版】会社設立の手続きがすべてわかる、要点まとめ」もぜひご覧ください。

専門家に相談するときは誰に相談するといい?

素人だけで会社設立の手続きを進めるのは正直いってむずかしいです。そこで多くの人は、司法書士事務所もしくは行政書士事務所にサポートを依頼します。

ここからは司法書士と行政書士の違いや費用の相場をご紹介します。

司法書士

司法書士に依頼する最大のメリットは、登記申請まで一括で任せられる点です。登記申請は司法書士の独占業務であるため、行政書士は登記申請の代理は行なえません。もし行政書士に依頼したとしても、申請は自分で行うか司法書士に任せる必要があります。

費用の相場は約10万~20万円。作成から申請まですべてを任せたいときは、司法書士への依頼がおすすめです。

行政書士

行政書士に依頼するメリットは、許認可申請に強いという点です。許認可申請とは、事業を始めるために必要な許可のことで、事業分野ごとに必要な手続きが違います。

とくに運送業・建設業・飲食業などには、さまざまな申請が存在します。行政書士はそのような許認可申請に関するエキスパートです。

費用の相場は約10万円。複雑な許認可申請が必要な事業を始めるときは行政書士への依頼がおすすめです。

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まとめ

会社設立で必要になる書類は以下の通りです。

  • 定款(ていかん)
  • 代表者の印鑑届出書
  • 設立登記申請書
  • 登録免許税納付用台紙
  • 登記用紙と同一の用紙(CD-RやFDに登記と同一のデータを入れるのも可)
  • 印鑑証明書
  • 委任状(代理人に申請を委任した時のみ必要)

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