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いい会議と悪い会議、何が違う？
まず始めにお 伺いしたいのですが、みなさんは会議が好きですか？
「好きなわけじゃないけど、やらないと仕事にならないか らね…」
「自分の仕事の時間が減るから会議は好きではないです」
「いろんな意見が聞ける し、会社の大事なコトが決まるから会議にでるのは好きですよ」
好きか嫌いか？という問 いにはさまざまな答えが返ってきそうですね。では、いい会議ってどういう会議ですか？という質問ではいかがでしょう？
「それは目 的がはっきりして最後に納得のいく会議に決まってるよ」
「時間とおり に終わって、結論のある会議」
「出席者全員の意見が きちんと聞けて、実りのある会議」
これもまた、自社の会議に対する要望とでもいうよう に、たくさんあがってきます。では、逆に悪い会議ってどういう会議でしょうか？
「一人が演説のように話して、 結論もなくお説教されたような気分で終わる会議」
「ダラダラと結論がでず、時間が延びる会議」
「結 局何を話したのかあとでわからなくなってしまう会議。これは時間の無駄！」
などなど、「いい会議」以上 に盛り上がり白熱する議論になりそうです。
私たちビジネスパーソンは、仕事時間のうち多くを会議という場 面に使いながら、実は満足できていないという実態が浮かび上がってきそうですね。
いい会議と悪 い会議の違いとは、時間管理がしっかりなされているかとか、結論がきちんとでるかどうかなど色々とあげられますが、決定的な違いは「合意 形成がしっかりなされているか否か」といえるのではないでしょうか。
合意形成を促す３つのポイント
会議で場を仕切る人のことをファシリテーターと呼 びます。最近ではファシリテーション技術の研修などもさかんに行われていますし、専門家の方も大勢いらっしゃいます。私たちコーチも、1対1のコーチング セッション以外にグループコーチングを行ったりクライアント企業の会議に一緒に参加するというような場面も増えてきました。
今回はプロの ファシリテーターになろうというテーマではなく、会議に出席する者として、主催側であっても参加側であっても心がけておきたい「合意形成」を促す３つのポ イントを押さえます。
（１）環境設定
ファシリテーションのもっ とも基本的な部分にあたります。会議のゴール、つまりコンセンサスをとる内容をはっきりとさせることからはじまり、全員が発言できるような仕組みづくり、 その場であがってきた情報の整理（ホワイトボードの活用など）、会議のアジェンダ（進行）作りなど、会議の事前準備と共に現場での運営が含まれます。会議 に参加する人は進行役ではなくてもこうした会議の環境づくりに貢献するべきですね。
発言者の話を聴く姿勢、発言自体の承 認、理解度を伝えわからないところをうやむやにしない、という姿勢も大事です。
（２） コミュニケーションの構造を合わせる
次に、会議の進行中のコミュニケーションが次のどの水準で推移しているかに意識を 向けてみてください。
・ 事実
・ 解釈
・ 価値観
参加者の発言は真剣になればなるほどそれぞれの思惑の中で膨らみ、違う構造ができあがってしまう場合がありま す。例えば、飲料メーカーでの夏の新商品開発に向けた会議を想定してみましょう。
事実…「東京都心の真夏の最高気温は30度 を超えます」
解釈…「真夏の30度を超える日には冷たい飲み物が飲みたくなりますよね」
価値 観…「真夏の暑い日におばあちゃんの家で出してくれた氷の入った冷たい麦茶がおいしかったから、そういうものをつくりたいです」
事実は事実として普遍ですが、そこに解釈が入るとそこからはもう連想ゲームのように個々の価値観に基づいて発言が展開されていきます。
発言者が今事実を語っているのか、それは解釈なのか、個人の価値観や好みで発言しているのか、ということを見極め、それぞれが同じ場で 語られていることが良いのか悪いのかの判断が必要です。もし悪ければ、「分けて考えてみませんか？」という提案も必要になってくるでしょう。逆に価値観を 共有したい会議などでは「それは事実ではないよね」というように発言を否定するのはよくありません。
（３） 早い段階で共通性と差異を見出す
私が会社員時代にもよく目にした光景ですが、異なる部門から出席者が集まり、今後の方 針を決める会議などでは、なるべく早い段階で共通点と差異を見出す必要があります。例えば「商品企画の立場でいうとこれ以上のいい商品はありませんよ」 「いや、営業部門としてはもっとお客様の立場にたってもらわないと困る」「いやいや、経営企画としてはとにかく採算の合わない商品では…」
などなど、違う立場で事柄を見ている限り、全員納得の合意を得ることは困難です。
そうではなくて「同 じ会社で働いている私たち」であったり「お客様に喜んでいただける売れる商品づくり」といった共通した論点で会議が進行するこ とが望ましいのです。
会議の場でも大切なのは意識的なコミュニケーション
合意形成の３つのポイント、いかがでしたか？モテ社長の会社の会議は、どんな会議でしょうか？結構耳が痛いという方もおられるのではないかと思います。
会議の場といえども、コミュニケーションの場に違いはありません。
1対1のときと同じように意識的に質の高いコミュニ ケーションをつくり出していくことが必要です。
傾聴・承認・質問・ペーシング・穏やかな主張など、これまでお伝えしてきたコーチングスキ ルを思い出してみてください。これらのコミュニケーションの技術は、実は会議の場でも活用していただくことができますよ！
